Thinking outside the inbox: het vervolg

In juli 2008 schreef ik op Ambtenaar 2.0 een blog over een, in mijn ogen, opmerkelijke workshop van Louis Suarez tijdens de Innovatieproeftuin. Louis Suarez ging in zijn workshop in op zijn experiment Thinking outside the inbox. Zijn poging om als kennismanager binnen IBM zo min mogelijk gebruik te maken van email. Een experiment dat inmiddels bijna vier jaar loopt.

Vandaag kwam ik de Facebook actie We Quit Mail tegen. Die hetzelfde lijkt te beogen, kan ik me toch nog een beetje trendsetter voelen¬†ūüėČ Al heb ik sinds mijn post te weinig gedaan met Thinking outside the inbox.

Na 3 jaar goede voornemens en verder uitdijende mailboxen weet ik nu overigens wel: ik ga mee doen. De druppel die de emmer wat mij betreft doet overlopen is de fusie tussen EZ en LNV tot EL&I, waardoor ik bij coördinatiewerkzaamheden nu echt volstrekt gestoord wordt van het emailverkeer. De afgelopen weken ben ik voor 3 dossiers bezig geweest. Twee daarvan betreft dossiers die binnen EL&I spelen en een betreft een interdepartementaal dossier. Hieronder de statistieken van het aantal emails dat ik daarover ontvangen en verzonden heb in de afgelopen 2 weken:

  • Dossier 1 EL&I: 62
  • Dossier 2 EL&I: 89
  • Dossier 3 interdepartementale afstemming: 131

Let wel: deze drie dossiers zijn samen goed voor nog geen 0,2 FTE. Het afstemmen van teksten binnen EL&I gebeurt nog steeds per email, waardoor je een stuk uitzet bij soms wel 30 mensen (dossier 3) om vervolgens zo’n 25 versies van het bestand terug te krijgen met wijzigingen, vragen en opmerkingen¬†in track changes. Aan mij vervolgens de schone taak om te zien welke punten inhoudelijk echt aangepast moeten worden en welke niet, en te zorgen dat de gevraagde aanpassingen en opmerkingen¬†uit verschillende delen van het departement met elkaar in lijn zijn. Om dat vervolgens weer terug te sturen aan een ander departement, waar het circus opnieuw begint. Want de co√∂rdinator daar zet het stuk ook weer uit bij zijn collega’s.

Ik blijf er bij dat dat vele malen slimmer en beter moet kunnen. Vandaar dat ik mij aansluit bij We Quit Mail, of zoals ik het zelf al had overgenomen in 2008: Start thinking outside your inbox!

Dit bericht staat ook op Ambtenaar 2.0 en op Pleio

Our Common Future 2.0: thema sociale media

Het is bijna 25 jaar geleden dat het beroemde rapport van de Brundtland-commissie Our Common Future uitkwam. Zoals ik al eerder schreef is dat aanleiding voor een aantal mensen in Nederland om via Our Common Future 2.0 te werken aan een vernieuwde visie op een duurzame toekomst. Daarbij zijn 19 deelthemas benoemd. Zelf zit ik in het deelthema sociale media (hyves, linkedin, twitter, je kent het wel).

Ik kon helaas niet bij de kick-off en de eerste meeting van het thema team zijn, maar dankzij mail, Hyves, LinkedIn en Google Docs weet ik ongeveer wat er speelt. Al snel werd duidelijk dar dit niet de meest ideale manieren van discussi√ęren en kennisdelen zijn. Een aantal deelnemers stelde voor om hiervoor een Yammer netwerk op te zetten. Dat heb ik dus ook gedaan.

Ondertussen is het deelthema sociale media ook al weer opgedeeld in een subthema voor people, planet en prosperity. Ik ben benieuwd hoe dat allemaal weer bij elkaar gaat komen…

Mijn persoonlijke inzet

Zelf denk ik dat de volgende onderwerpen een plaats horen te krijgen in een toekomstvisie op sociale media en duurzaamheid:

  • people: nieuwe manieren om mensen te betrekken en te activeren om zaken te verbeteren. Een goed voorbeeld vind ik dit recente artikel op ReadWriteWeb over de mogelijke manieren om met locatiediensten (zoals Foursquare en Feest.je) democratie en vrijwilligerswerk te promoten. Maar je kan ook denken aan apps als Buiten Beter of verbeterdebuurt.nl.
  • planet: nieuwe manieren om milieu-informatie te verzamelen. Dat kan gaan om slimme sensoren (het internet der dingen), maar ook om mobiele applicaties zoals Visibility.
  • prosperity/profit: dat gaat bijvoorbeeld over nieuwe businessmodellen, over manieren om geld te verdienen, maar ook om waarde toe te voegen voor burgers. Denk aan het Nederlandse bedrijf Layar dat stevig aan de weg timmert met hun augmented reality browser.
  • Overstijgend gaat het onder andere om het beschikbaar maken van open data op een machineleesbare manier, zodat burgers (people), bedrijven en overheid daar nieuwe diensten mee kunnen ontwikkelen (prosperity).

Aanvullingen?

Ik ben benieuwd naar jullie aanvullingen op de verschillende subthemas, maar vooral naar de subthema overstijgende onderwerpen die volgens jullie in een toekomstvisie op sociale media en duurzaamheid thuishoren.

10 redenen om social media te verbieden op 't werk

Wie dit blog al langer volgt weet dat ik voorstander ben van de inzet van slimmere software om samenwerking en kennisdeling binnen en tussen overheidsorganisaties, en met de  samenleving te vergroten. Dat hoef je niet zelf te ontwikkelen als overheid, er zijn voldoende tools voorhanden.

Dat neemt niet weg dat er ook nadelen kunnen zitten aan de inzet van social media binnen je organisatie. Daarom een top 10 redenen waarom je social media moet verbieden op de werkplek. Uiteraard begint de spreker met uit te leggen waarom hij vroeger groot voorstander was van social media op de werkplek, om dan uit te leggen waarom hij van gedachte is veranderd.

Voor een overzicht van tegenargumenten verwijs ik je met alle plezier naar het weblog van Luis Suarez. Die kan de zin en onzin van het gebruik van social media in organisaties een stuk beter uitleggen dan ik. Of lees het artikel Social Trojan horse vs. Troj enterprise van Marijn Linssen.

Voor manieren waarop overheden web 2.0 en social media inzetten kun je natuurlijk ook terecht op Ambtenaar 2.0.

Bron van de video: Jane Hart