In juli 2008 schreef ik op Ambtenaar 2.0 een blog over een, in mijn ogen, opmerkelijke workshop van Louis Suarez tijdens de Innovatieproeftuin. Louis Suarez ging in zijn workshop in op zijn experiment Thinking outside the inbox. Zijn poging om als kennismanager binnen IBM zo min mogelijk gebruik te maken van email. Een experiment dat inmiddels bijna vier jaar loopt.
Vandaag kwam ik de Facebook actie We Quit Mail tegen. Die hetzelfde lijkt te beogen, kan ik me toch nog een beetje trendsetter voelen 😉 Al heb ik sinds mijn post te weinig gedaan met Thinking outside the inbox.
Na 3 jaar goede voornemens en verder uitdijende mailboxen weet ik nu overigens wel: ik ga mee doen. De druppel die de emmer wat mij betreft doet overlopen is de fusie tussen EZ en LNV tot EL&I, waardoor ik bij coördinatiewerkzaamheden nu echt volstrekt gestoord wordt van het emailverkeer. De afgelopen weken ben ik voor 3 dossiers bezig geweest. Twee daarvan betreft dossiers die binnen EL&I spelen en een betreft een interdepartementaal dossier. Hieronder de statistieken van het aantal emails dat ik daarover ontvangen en verzonden heb in de afgelopen 2 weken:
- Dossier 1 EL&I: 62
- Dossier 2 EL&I: 89
- Dossier 3 interdepartementale afstemming: 131
Let wel: deze drie dossiers zijn samen goed voor nog geen 0,2 FTE. Het afstemmen van teksten binnen EL&I gebeurt nog steeds per email, waardoor je een stuk uitzet bij soms wel 30 mensen (dossier 3) om vervolgens zo’n 25 versies van het bestand terug te krijgen met wijzigingen, vragen en opmerkingen in track changes. Aan mij vervolgens de schone taak om te zien welke punten inhoudelijk echt aangepast moeten worden en welke niet, en te zorgen dat de gevraagde aanpassingen en opmerkingen uit verschillende delen van het departement met elkaar in lijn zijn. Om dat vervolgens weer terug te sturen aan een ander departement, waar het circus opnieuw begint. Want de coördinator daar zet het stuk ook weer uit bij zijn collega’s.
Ik blijf er bij dat dat vele malen slimmer en beter moet kunnen. Vandaar dat ik mij aansluit bij We Quit Mail, of zoals ik het zelf al had overgenomen in 2008: Start thinking outside your inbox!
Dit bericht staat ook op Ambtenaar 2.0 en op Pleio
Krispy's Blog 
Geef een reactie