De ledenadministratie, de nieuwsbrief en andere onderdelen van de backoffice behoren niet tot de meest sexy onderdelen van Energiek Schiedam. Ze zijn echter wel van groot belang voor een slagvaardige en groeiende coöperatieve vereniging. Daarom heeft het bestuur besloten dat Energiek Schiedam zich aansluit bij coöperatie Ecode, deze coöperatie is een initiatief van ODE Decentraal (de landelijke koepelorganisatie van energie coöperaties) en ontwikkelt het pakket ECONOBIS. Dit ICT-platform biedt elk energie-initiatief in Nederland, zowel groot als klein, vanaf medio 2018 een integraal, breed gedragen en betaalbaar ICT-platform.
Huidige situatie
Tot begin dit jaar werd alle kennis en informatie verspreid vastgelegd in dropbox, mailchimp (nieuwsbrief) en google, en voor Zon op Wennekerpand is een externe partij ingeschakeld voor het voeren van de (financiële) administratie. Als eerste stap heeft het bestuur de afgelopen maanden alle informatie uit mailchimp, dropbox en het google account geordend in één google account. Ook zijn er verkennende gesprekken gevoerd met een accountant over de inrichting van de financiële administratie.
Sinds begin april hebben we toegang tot de pilot omgeving van ECONOBIS. Inmiddels zijn de ledenadministratie, de contactgegevens van geïnteresseerden en de nieuwsbrief daar grotendeels in geïmporteerd. Ook draaien we de administratie van Zon op Wennekerpand schaduw om te testen hoe dit werkt.
Een bijkomend (groot) voordeel is dat de bescherming van persoonsgegevens binnen ECONOBIS in lijn is met de nieuwe Algemene verordening gegegevensverwerking en dat in de projectadministratie van ECONOBIS de kennis die andere energiecoöperaties hebben opgedaan met betrekking tot de regels van de Autoriteit Financiële Markten verwerkt worden. Op die manier kunnen het bestuur en de leden van Energiek Schiedam hun tijd en energie steken in de energietransitie binnen Schiedam.
Toekomstige situatie
De huidige pilot omgeving bevat nog niet alle functionaliteit die nodig is voor de backoffice van Energiek Schiedam. Er wordt echter hard gewerkt aan de uitbreiding van het pakket. Een belangrijke toevoeging voor de leden van en geïnteresseerden in Energiek Schiedam is de ontwikkeling van de ledenportal. Daarmee wordt het mogelijk om de eigen gegevens te beheren en bijvoorbeeld aan te geven dat je geïnteresseerd bent om mee te helpen in een werkgroep of om te investeren in toekomstige projecten. Ook maakt het ledenportal het mogelijk om een koppeling aan te brengen tussen een formulier op de website en de database van ECONOBIS.
Verder wordt er gewerkt aan een koppeling tussen ECONOBIS en de financiële boekhouding en een beter groepenbeheer, zodat we gerichter emails kunnen sturen. Bijvoorbeeld een mail aan alle Schiedammers die hebben aangegeven in nieuwe projecten te willen investeren, zodat ze eerder op de hoogte zijn dan mensen van buiten Schiedam. Op die manier kunnen we samen werk maken van nieuwe energie voor en door Schiedammers.
Wil je meer weten over ECONOBIS? Lees dan het interview van mei 2017 met René van Vliet, penningmeester van ODE Decentraal en projectleider van Project ECO.
Dit bericht is eerder gepubliceerd op de website van Energiek Schiedam.
Krispy's Blog 
Geef een reactie